La digitalizzazione al servizio della pratica medica ambulatoriale  

 Negli ultimi anni, l’impatto della digitalizzazione ha raggiunto anche i processi alla base della gestione degli studi medici sul territorio sia per i medici di medicina generale che per gli specialisti. Entrambe queste categorie di operatori sanitari sono state coinvolte dalla crescente domanda di servizi e dalla aumentata complessità amministrativa. Questa evoluzione unita, in alcuni casi, alla diminuzione dei professionisti attivi sul territorio ha evidenziato la necessità di adottare soluzioni organizzative e tecnologiche per semplificare l’attività quotidiana e liberare tempo da dedicare alla attività clinica.  Le innovazioni più promettenti si basano su tecnologie avanzate che automatizzano molti processi gestionali e ne migliorano l’efficienza. 

Il digitale e la medicina ambulatoriale 

Lo studio medico tradizionale si sta evolvendo dal punto di vista organizzativo e tecnologico. Anche nella medicina di base si è diffusa la soluzione che vede più professionisti attivi presso la stessa sede ed in grado, al bisogno, di prendersi cura dei pazienti seguiti dai colleghi. Contestualmente le segreterie tradizionali sono supportate da sistemi che premettono ai pazienti di fissare appuntamenti per le visite, trasmettere documenti e richiedere prescrizioni senza doversi spostare. 

I sistemi digitali, già ampiamente adottati in ospedali e cliniche, stanno ora entrando anche nella realtà degli ambulatori privati e delle piccole strutture.   

I ‘segretari digitali’ rappresentano una delle soluzioni più diffuse in questo contesto. Non si tratta semplicemente di software gestionali, ma di veri e propri assistenti virtuali. Grazie alle loro funzionalità, questi strumenti possono svolgere una vasta gamma di compiti, dalla gestione degli appuntamenti all’archiviazione sicura dei dati, con un livello di precisione e velocità difficilmente raggiungibile dall’uomo. 

L’introduzione di questi strumenti digitali offre numerosi vantaggi pratici che incidono positivamente sia sulla gestione dello studio medico sia sull’esperienza del paziente.   

• Efficienza operativa: Grazie all’automatizzazione di attività amministrative, come la programmazione degli appuntamenti o la gestione delle richieste, il carico di lavoro per il medico si riduce significativamente.  
• Maggiore accessibilità: i pazienti possono fissare appuntamenti, richiedere ricette ed inviare documentazione in preparazione delle visite o per richiedere consulti senza i limiti di orario. Inoltre, soluzioni come Doctorlib e MioDottore inviano notifiche automatiche per promemoria di appuntamenti, prescrizioni da ritirare o esami da effettuare, un servizio aggiuntivo che migliora l’esperienza complessiva. 
• Ottimizzazione del tempo medico: I medici possono concentrarsi maggiormente sulla attività clinica e dedicare più tempo ai pazienti. Ciò si traduce in una migliore qualità del servizio percepito.   
• Reportistica sulla attività: oltre a disporre di un calendario sempre aggiornato delle visite e poter accedere in qualsiasi momento alla documentazione condivisa con i pazienti, i medici posso consultare la reportistica sulla attività dello studio ed evidenziare e correggere eventuali inefficienze. 

L’introduzione della intelligenza artificiale 

Le potenzialità di questi assistenti virtuali si sono espanse grazie allo sviluppo di funzionalità basate sulla intelligenza artificiale.  

Alcune piattaforme offrono funzioni aggiuntive molto interessanti basate su AI. 

 NOA NOTES integrata su Mio Dottore è in grado di raccogliere appunti durante la visita permettendo al professionista di concentrarsi sulla relazione con il paziente e creando un riepilogo delle informazioni scambiate durante la visita. 

Gli strumenti più evoluti posso oggi interagire in modo più esteso ed autonomo con i pazienti. 

Senza sostituirsi alle funzioni cliniche, le soluzioni basate su LLM dialogano con i pazienti in linguaggio naturale e possono farsi carico di molte interazioni amministrative. Per esempio, CGM AIDA è un assistente virtuale di Intelligenza Artificiale che aiuta a gestire lo studio, permettendo ai medici di risparmiare tempo prezioso. L’organizzazione delle visite (prenotazioni, spostamenti e cancellazioni) può avvenire interagendo per via telefonica o attraverso messaggi.  

L’esperienza è diversa da quella che offre un chatbot tradizionale perché AIDA è in grado di capire in modo empatico la richiesta dei pazienti, attraverso una conversazione naturale e fluida. Per esempio, se nessuno può rispondere al telefono, il sistema   interviene prontamente, gestendo le chiamate dei pazienti, dove raccoglie per iscritto le informazioni necessarie, comprese eventuali registrazioni vocali. 

Inoltre, può inviare promemoria, fornire informazioni sugli orari dello studio, promuovere i servizi sanitari come vaccinazioni e screening. 

Sfide e considerazioni 

Dal punto di vista tecnico una delle sfide più decisive è la interoperabilità delle varie funzionalità in modo che i sistemi offerti si integrino in un ‘cruscotto operativo’ che supporti la quotidianità delle attività in studio specie considerando che i medici di base già interagiscono con piattaforme istituzionali impermeabili ai sistemi gestionali. 

L’adozione dei segretari digitali non è priva di sfide anche dal punto di vista dei fruitori finali.   

• Resistenza al cambiamento: molti professionisti potrebbero essere riluttanti a adottare nuove tecnologie, specialmente se non hanno familiarità con i sistemi digitali.   
• Investimenti iniziali: malgrado i costi siano ammortizzabili nel lungo termine, l’implementazione di un sistema di qualità richiede un investimento iniziale che non tutti gli studi medici possono permettersi. In questo senso la collaborazione di più professionisti in uno studio integrato rappresenta un vantaggio. 
• Sicurezza informatica: La protezione dei dati dei pazienti è una priorità assoluta e le moderne piattaforme sono solidamente strutturate dal punto di vista della cybersecurity ma richiede aggiornamenti costanti e un’attenzione particolare per prevenire eventuali attacchi informatici.   

Non da ultimo ancora molti pazienti, specie nelle fasce più anziane della popolazione, hanno difficoltà ad interagire con queste soluzioni nonostante le indubbie facilitazioni offerte. I sistemi di interazione basati sul linguaggio naturale potrebbero accelerare l’adozione.  

Inoltre, non bisogna dimenticare che i segretari digitali, pur essendo molto avanzati, non possono sostituire completamente il contatto umano, fondamentale in molte situazioni mediche. 

Una trasformazione al servizio del paziente 

La digitalizzazione sta trasformando radicalmente il mondo della sanità, e i segretari digitali rappresentano un esempio concreto di come la tecnologia possa migliorare la pratica medica ambulatoriale. Tuttavia, per massimizzare i benefici, è essenziale trovare un equilibrio tra l’uso delle nuove tecnologie e il mantenimento di un approccio umano nella relazione con i pazienti.   

I segretari digitali non sono semplicemente uno strumento, ma una risorsa strategica per garantire un servizio sanitario più efficiente, moderno e orientato al paziente. In un futuro non troppo lontano, sarà difficile immaginare uno studio medico senza il supporto di queste innovative soluzioni digitali.